1. Empieza por tu disponibilidad real
Antes de abrir huecos a tus clientes, anota las horas en las que realmente puedes entrenar. Reserva también preparación, tareas de gestión, descansos y desplazamientos. Una sesión a domicilio no ocupa solo el tiempo de entrenamiento.
Por ejemplo: si acabas a las 10:00 y tardas 25 minutos en llegar al siguiente domicilio, una cita a las 10:15 ya nace con un conflicto. Ajusta el margen a tu recorrido habitual y revísalo cuando cambie la dirección.
2. Fija primero las clases colectivas
Los grupos suelen concentrar más personas en un mismo horario. Sitúa primero las clases con hora fija, indica aforo y profesional, y distribuye después las sesiones personales alrededor de esos bloques. Comprueba que el mismo entrenador no esté asignado a dos actividades a la vez.
| Hora | Actividad | Qué revisar |
|---|---|---|
| 09:00–10:00 | Personal en sala | Cliente y bono |
| 10:00–10:30 | Preparación y traslado | Dirección y margen |
| 10:30–11:30 | Personal a domicilio | Material necesario |
| 12:00–13:00 | Colectiva en sala | Aforo y reservas |
3. Usa una única referencia para la reserva
Un mensaje de WhatsApp puede iniciar una conversación, pero la confirmación debería quedar reflejada en tu agenda. Así evitas que la hora del chat y la del calendario digan cosas distintas. Guarda junto a la sesión quién viene, dónde se celebra y quién la imparte.
En ClebrFIT las personales y colectivas conviven en el calendario; los clientes consultan sus clases desde su acceso. Para trabajar en equipo, cada profesional necesita el acceso y los permisos adecuados.
4. Acuerda cómo se tratan los cambios
Define de antemano el plazo de cancelación, el tratamiento del bono y las opciones de recuperación. Evita resolver cada caso de memoria. Si cambia una clase, comprueba tanto el estado de la reserva como la disponibilidad de la sesión en el bono.
Una lista de espera ayuda a cubrir plazas que se liberan, pero conviene que el cliente entienda la diferencia entre estar esperando y tener una plaza confirmada. Puedes explorar esa diferencia en la demo de reservas.
5. Cierra la jornada con una revisión breve
- Comprueba qué sesiones se han realizado y cuáles han cambiado.
- Revisa los bonos próximos a agotarse o caducar.
- Consulta los cobros pendientes por separado de las sesiones pendientes.
- Confirma la agenda del día siguiente, incluidas direcciones y profesionales.
La mejor agenda es la que tu equipo mantiene al día. Empieza con pocas reglas claras y revisa los problemas que se repiten antes de añadir más pasos.
Llévalo a tu primera semana
Crea un cliente, ajusta un bono y programa una sesión. Esa prueba te permitirá comprobar si el flujo encaja contigo antes de trasladar toda tu gestión.
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